학원 광고대행 교체, 상담 기록 인계 범위를 고민하는 원장은 광고 계정만 넘기면 운영이 이어질 것이라고 생각하기 쉽습니다. 하지만 이전 업체가 문의를 분류한 기준이 없으면 새 대행사가 같은 숫자를 다르게 해석할 수 있습니다. 교체 견적에는 기록 인계, 기준 설명, 전환 기간의 보고 업무를 포함해 비교하세요.
상담 기록의 숫자와 함께 그 숫자를 만든 분류 기준도 인계합니다.
1. 학원 광고대행 교체: 캠페인별 상담 정보의 구분
예를 들어 신학기 모집과 방학 특강 광고를 동시에 운영했다면 같은 학부모가 두 과정에 문의했을 수 있습니다. 문의 건수와 상담 대상 수를 어떻게 구별했는지 확인하세요. 접수일, 유입 경로, 관심 과정, 연락 상태와 다음 조치가 연결돼야 새 업체가 광고 개선에 필요한 흐름을 이해할 수 있습니다.
2. 대행사 교체 인계표의 비교 기준
| 자료 | 확인할 인계 범위 |
|---|---|
| 캠페인 목록 | 이름·기간·연결 화면·집행비 |
| 상담 분류 | 등록·보류·중복·무관 문의의 정의 |
| 미완료 업무 | 연락 대기·수정 예정·담당자 |
새 대행사에는 익명화한 예시 기록으로 분류가 같은지 확인하도록 요청하세요. 파일을 전달했다는 사실과 실제로 읽고 활용할 수 있다는 확인은 다릅니다. 이전 보고서와 새 양식의 항목이 다르면 대응표를 만들고 교체 시점의 집계 기준일을 기록하는 편이 좋습니다.
3. 종료·착수 비용을 나눠 검토하기
기존 업체의 종료 정리비와 새 업체의 초기 분석비, 계정 설정, 월 운영비, 매체비를 구별합니다. 계약에는 전달 파일, 제공 기한, 질의 회신 기간, 권한 회수 순서를 적으세요. 상담자의 상세 개인정보는 필요한 범위를 확인해 학원 관리 아래 공유하고 공개 보고에는 식별 정보가 남지 않도록 합니다.
4. 광고 공백을 막을 체크리스트
- 교체 전후 광고를 중단하거나 유지할 담당자를 정합니다.
- 새 문의가 들어갈 번호와 양식을 직접 확인합니다.
- 기존 미완료 상담의 후속 담당자를 지정합니다.
학원 직원이 상담 원장을 계속 관리하면 업체가 바뀌어도 기록의 기준을 유지하기 쉽습니다. 두 업체의 인계 일정이 겹치는 동안에는 중복 집행과 중복 보고를 점검하세요. 최종 확인은 파일 개수보다 최근 상담이 새 보고서에서 같은 상태로 재현되는지를 보는 것이 유용합니다.
편집자가 정리한 질문
광고 계정만 받으면 충분한가요?
캠페인 설정 외에 상담 분류 기준과 미완료 업무가 필요합니다. 인계 목록을 따로 받아보세요.
예전 상담을 모두 새 업체에 넘겨야 하나요?
새 운영에 필요한 항목과 기간을 먼저 정하세요. 자료 접근 범위와 담당자도 함께 제한할 수 있습니다.
교체 기간에는 광고를 꺼야 하나요?
필수는 아닙니다. 관리 책임과 예산 확인이 이어질 수 있는지 보고 유지 또는 일시 중단을 결정합니다.
새 업체가 과거 실적을 다르게 계산하면요?
원래 기준과 새 기준을 함께 표시하고 바뀐 이유를 남기세요. 과거 수치를 조용히 덮어쓰지 않도록 합니다.
인계 자료까지 포함해 비교하세요
캠페인 목록과 상담 상태표를 준비하면 교체 비용과 운영 연속성을 함께 평가할 수 있습니다.
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